Si dice spesso che la corrispondenza tradizionale sia un settore in declino. I dati raccontano però una storia più sfumata: non un tramonto, ma una trasformazione. Poste Italiane sta ridisegnando il modo in cui lettere e raccomandate vengono gestite, spedite e recapitate, in un equilibrio sempre più stretto tra carta e digitale.
Un mercato con due clienti, non uno
Per anni la logica del settore postale ha ruotato attorno a un solo interlocutore: il mittente, l’azienda o l’ente che commissiona e paga la spedizione. Negli ultimi anni questa prospettiva si è ampliata. Il vero banco di prova di un servizio postale è la soddisfazione di chi la corrispondenza la riceve.
È un cambio di paradigma che ha conseguenze molto concrete. Un mittente continua ad affidarsi a un determinato canale solo se il destinatario percepisce il servizio come efficiente e affidabile. Questa attenzione al destinatario ha guidato investimenti in soluzioni multicanale, contribuendo a contenere il calo dei volumi entro margini più contenuti rispetto alle proiezioni formulate durante la pandemia.
In questo schema, gli operatori di stampa e comunicazione che lavorano a monte della filiera non sono più semplici fornitori: diventano parte integrante della relazione con il cliente finale, corresponsabili della qualità complessiva del servizio.
La carta incontra il digitale, senza scomparire
Sul piano operativo, la trasformazione si muove lungo due direttrici parallele: digitalizzazione e razionalizzazione dei processi.
La prima riguarda la certificazione elettronica dell’accettazione e il duplicato digitale della corrispondenza. Si tratta di strumenti che affiancano l’invio fisico con informazioni di spedizione e ricevuta disponibili anche in formato elettronico, con pieno valore legale.
I portalettere sono oggi dotati di dispositivi in grado di generare nativamente l’informazione di recapito, rendendola immediatamente disponibile per il mittente e riducendo sensibilmente tempi e lavorazioni cartacee.
Il progetto, già in fase di sperimentazione, mostra risultati incoraggianti. La disponibilità di dati del destinatario, organizzati in modo strutturato fin dall’origine da parte degli operatori di stampa, si conferma un elemento chiave per erogare il servizio con maggiore efficienza.
Meno varianti, più coerenza: il progetto Busta Unica
Il secondo fronte tocca da vicino il lavoro quotidiano di stampatori e print service provider: la razionalizzazione dei formati di busta.
Oggi il mercato convive con una frammentazione considerevole: fino a sette varianti di busta per la raccomandata e trentasei per la posta descritta. L’obiettivo è ridurre questa complessità a uno o due modelli per ciascuna tipologia di prodotto, distinguendo tra spedizioni tracciabili e non tracciabili. Il dettaglio specifico del prodotto viene spostato nella finestra riservata al mittente, mentre un logo di affrancatura univoco identifica in modo immediato la tipologia di spedizione.
Si tratta di una semplificazione che alleggerisce la gestione a magazzino, riduce i costi di produzione e uniforma i processi lungo tutta la filiera. La stessa logica sarà presto estesa anche agli operatori wholesale, con layout dedicati per raccomandata e posta descritta.
Una collaborazione strutturata, non episodica
Quello che emerge con maggiore evidenza da questo percorso è la natura sistematica del dialogo tra Poste Italiane e gli operatori del settore. Un percorso che si configura come un lavoro di squadra in continua evoluzione, capitolo dopo capitolo.